王珊珊：严谨管理 共同成长

　　第四届中国非公募基金会发展论坛2012年会在广州举行，本次年会的主题为“财劲其用，追求卓越”，出席年会的共有316 家机构，共500余人。以下为“专题论坛：资助型基金会的项目资金管理”中 北京万通公益基金会王珊珊女士 现场发言实录。

北京万通公益基金会 王珊珊女士

　　主持人：分享了前两家在项目管理上的不同做法之后，接下来我们有请万通的王姗姗女士，来分享万通作为一个比较小规模的资助型基金会，在财务管理上的一些做法，有请珊珊。

　　王珊珊：我今天的题目叫“严谨管理，共同成长”，主要想从四个方面来介绍一下。首先是关于万通基金会。万通公益基金会是一个小而精的基金会，今天还是要做一下广告，然后我们的项目资助管理理念、我们做法、还有我们的挑战。

　　首先我们是谁？万通公益基金会是2008 年由万通集团发起的，北京市民政局注册的非公募基金会，主要的资助领域是生态社区建设。我们的主要合作伙伴是在社区中工作，有较强社区动员能力的，同时也认可万通的生态社区理念。我们非常愿意和学习型的机构一同合作和成长，但是目前万通支持的机构都是已经注册的机构。我们万通是有一套明确的项目模式和目标的。我们主要是支持合作伙伴在生态社区领域进行建设。我们的主要模式是三横五纵。所谓三横就是说在生态社区传播生态知识，运用生态技术在社区，以参与式治理的方法促进社区形成自己可持续的团队。我们的主要项目资金都是支持合作伙伴，在这三个层次进行项目设计和安排。每年我们用于生态社区领域的项目资金，因为也要由我们主要的资金收入来决定，平均每年大概是200 万左右，每一个生态社区项目大概是20 万左右。

　　接下来说一下我们资金管理的概念。万通公益基金会是一家企业发起的基金会。主要是由万通集团资助，然后我们是一家资助型基金会，是将主要的资金支持给合作伙伴，进行生态社区建设。主要的受益人是公众，对我们的要求是要对企业问责和负责，然后我们对社区也要负责，也就是说我们的项目应该是一个高效的、有社会效益的。通过什么呢？我们现在希望能够把项目资金管理作为一种工具，一方面是管理和伙伴，另一方面是希望合作伙伴也可以提高自己的项目资金管理和使用的能力，从而提高整个项目的质量。

　　扣住今天的题目，我们也希望把我们重点的制度和资金管理的流程和大家分享一下。万通公益基金会成立于2008 年，在2008 年的时候主要做的是抗震救灾的事情。从2009 年才开始步入生态社区。2009 年的时候我们主要对生态社区理念进行了很深入地研究，也是在这个过程中接触了很多的合作伙伴，与合作伙伴共同摸索。在这个过程中，万通也是希望走专业化的一个发展。所以在2009 年到2010 年这个时间段里，我们一直与合作伙伴进行沟通、恳谈，也是希望合作伙伴对我们提出一些要求，我们在这个过程中逐渐的完善自己的制度。所以我们在2010 年就制定了我们的项目财务管理实施细则和项目付款实施细则。所谓的财务管理实施细则，会在我们与合作伙伴签订项目协议书的时候，就告知合作伙伴在整个项目实行的过程中，我们可能会遇到哪些财务问题，和我们对于财务的要求。比如说就是对于预算的修改额度和付款要求。我们对于财务行政的要求，尤其财务给他的要求都会特别明确地写到我们实施细则里面。同时我们的项目付款实施细则也会是告知合作伙伴，我们项目付款无论是首付还是后续的付款都需要什么样的文件来支持，也会告知合作伙伴我们的工作流程。

　　关于我们的流程和工具，主要的流程和南都、阿拉善都很有相似性，就是当项目准备立项、请款付款、准备实施、还有后续的请款，到最后的完成。这里我想对我们比较注重的一些内容做一个简单的介绍。首先是项目准备的阶段，我们基金会有一个项目建议书模板和项目预算模板，可以给合作伙伴参考，然后来借鉴。就是我们与合作伙伴沟通好，他们递上项目建议书和项目预算的时候，基金会秘书处会在这个阶段来对项目的建议书、项目预算和合作伙伴进行沟通。在项目建议书里边我主要将预算把控这一块来讲一下，就是以一个目标为例，然后我们每一个项目大概有三四个目标。这个目标我们也会标明预期成果。成果其实是合作伙伴按照他的一个项目周期，和他的人力支出，自己来制定的，具体的活动也都是合作伙伴自己制定。但如果是一个两年的项目，可能在每一年的预算分配上面他要写得比较明确。因为我们希望预算把控这一方面加强它的合理性和可行性，所以基金会的秘书处也会去通过预算细目这个工具来去审核这个项目的可行性和合理性。比如说阳台种植，他刚才的总预算可能第一年是两千多，但这两千多是怎么来的，其实可能是有一些硬件的费用，和一些他的人力，也或者是专家。这里面就简单的给大家展示一下。

　　接着到了项目立项阶段。立项的时候我们是有独立的项目审核委员会来审批项目。就是比较客观的来看这个项目真正的可实施性，和它未来的一个预见，包括发展。同时项目审核委员会也会对这个项目再进行一些有建设性的建议，可在立项阶段再对项目进行一些调整。到最后的立项我们会与合作伙伴签署项目资助合作协议，同时会附上我们财务实施细则和付款细则，告知合作伙伴。到第一个阶段请款的时候，我们的机构是要求合作伙伴再填写一张项目实施计划的。这个项目实施计划是一个阶段性的项目实施计划，就是说，如果我的请款是一到六个月，可能就需要合作伙伴把具体的一到六月的一个请款的计划写出来，就和他的项目请款单一起交过来。

　　其实在整个的过程中，基金会的工作人员都会给我们的合作伙伴很大的帮助，就是共同沟通。因为初次我们的合作伙伴可能也会认为就是有一些条条框框需要去填写，但是我们的项目官员都会以会议、电话沟通的形式来完成首次的一些流程。但是项目的监测过程中我们会有项目专员定期的访问。这个访问的流程从我们项目2009 年的时候就开始有，我只是举一个例子。当项目官员到达社区之后，他会把做了的主要活动记录下来，然后把主要的观察和发现记录下来。比如说我们发现执行团队的主要角色和分工，然后同时对我们所发现的问题进行一些建设性的建议和意见。接着我们项目官员会列出一些后续行动。这个一方面是我们流程的完善和对项目的记录。另一方面所有的后续行动我们项目官员也会和合作伙伴沟通。也就是说在这个过程中，我们可以共同的去成长。

　　然后就是我们机构还有一个项目变更申请单。当在项目发生重大的预算变化时，我们对于合作伙伴的要求是项目活动，无论是大块还是小块，20%之内或者是5000 块钱之内，是合作伙伴可以自行调整的。但是超过这个金额他就需要向基金会来告知。还有项目的延期，比如说延期一个月以上也会向我们告知。这是一个我们项目变更的申请流程，同时为了方便合作伙伴，我们还会建议他们做一些自行的项目实施的记录，来监测自己项目执行情况。在这个项目后期请款过程中我们是希望合作伙伴对自己有一个总体的总结，其中包括他自己的项目实施的进展情况的描述和他资金使用情况。我们的财务官员也会到达现场，或者合作伙伴的办公地，去做一个整个的审计和检查，包括帐目的检查，还有我们自己会做一个清算表格。然后接着可能一些流程就是很多基金会也有，到了最后的项目完成阶段，会要求合作伙伴递交总结报告和财物报告，然后综合进行清算。目前我们还没有做第三方评估，都是自评。这是简单的一个展示。

　　下面就是简单提一下心得和体会。万通主要还是以严谨的项目管理去执行，就是项目官员也会非常严格，会专业的去落实这些管理流程，同时我们也希望和合作伙伴共同成长。所以我们就是在合作伙伴的机构管理费用，其中包括合作伙伴的人员工资，我们有一个宽限的额度是20%。可能比较普遍的是10%，这也是我们和合作伙伴的沟通过程中，不断的给提到了这个额度，也是希望合作伙伴在满足自身的发展过程中，可以把更多的精神投入到项目当中。其它的我们还会提供一些支持，比如说我们在社区需要技术，我们的项目官员会带着一些专家去到项目现场。还有项目管理方面，我们会做财务管理培训和项目管理培训。

　　然后还有会提供一些我们基金会可提供的资源，并经常和合作伙伴去沟通。最后说一下挑战，主要是两方面：一是我们本身在执行项目过程中需要考虑的一些风险控制，还有从大的方面，就是从公益资助的方面去考虑的，到底资助什么样的公益项目，如何选择这个合作伙伴，也是我们现在考虑的。因为我们是做社区的，但曾经选择过倡导性的机构，就会发现可能合作起来会比较困难。还有一个就是合理的项目的运作费用，我们现在是有一个20%左右的比例，到底这个是不是合理呢，也是希望和大家一起来讨论。最终其实我们是希望投入与社会效应能够最大化，今天我们可以一起讨论下。我的分享就到这里，谢谢。

　　主持人：那刚才我们听到了有关于机构怎么来筛选项目，机构怎么来细致管理我们的项目资金。那实际上在这个提问环节之后，我们将会听到不一样的，作为机构在托管，项目资金的托管管理上到底会有什么样的差别。